Nápověda exam-test 0.2.0 · Pro administrátory organizace
Osobní údaje, anonymizace a export dat
Ochrana záznamu před anonymizací, anonymizace na pokyn, automatická anonymizace a export dat organizace nebo osoby.
Tyto akce provádí jen administrátor organizace. Všechny se zapisují do auditu.
Ochrana záznamu
Záznam, který musíte uchovat déle (například úřední záznam nebo probíhající odvolací řízení), ochráníte před anonymizací.
- Otevřete detail pokusu v části Výsledky, část Osobní údaje.
- Uveďte důvod, například „úřední záznam dle atomového zákona“.
- Klikněte na Chránit záznam.
Chráněný záznam se neanonymizuje ani automaticky, ani ručně. Ochranu zrušíte stejně, tlačítkem Zrušit ochranu záznamu s důvodem.
Anonymizace na pokyn
Například na žádost osoby podle čl. 17 GDPR:
- V detailu pokusu, části Osobní údaje, vyplňte důvod.
- Klikněte na Anonymizovat osobní údaje.
Odstraní se jméno, identifikátor, vazba na účet, popisek a e-mail přístupového kódu, jméno z prezenční zkoušky a IP adresy v záznamu průběhu. Záznam zkoušky zůstane ověřitelný a ve výsledcích bude jako „anonymizováno“. Anonymizace proběhne obvykle do minuty. U chráněného záznamu ji aplikace odmítne.
Automatická anonymizace
Po uplynutí doby uchování nastavené v Nastavení organizace se osobní údaje anonymizují automaticky. Výchozích 60 měsíců nastavil dodavatel; dobu uchování určuje vaše organizace jako správce, například podle svého spisového a skartačního plánu.
Automaticky se mažou i další osobní údaje: popisky a e-maily nepoužitých přístupových kódů (12 měsíců po skončení použití), jména v čekárně prezenční zkoušky, kterou účastník nezačal (1 měsíc), kontaktní údaje a text vyřízených požadavků na podporu (24 měsíců) a záznamy auditu (60 měsíců). Jiné lhůty domluvte s provozovatelem.
Export dat
Otevřete Výsledky → Export dat organizace a osob.
- Celá organizace: klikněte na Připravit export organizace. Vznikne ZIP s výsledky všech odevzdaných pokusů (XLSX), protokoly PDF a otázkami po souborech (XLSX ve formátu importu). Obsahuje také soubory obrázků z otázek, úplnou historii verzí otázek, definice testů a sekcí, záznam průběhu pokusů, audit organizace a údaje pro ověření pravosti protokolů (strojově čitelné soubory, jejich popis je v souboru README.txt). Hodí se k převzetí dat při ukončení smlouvy.
- Údaje jedné osoby (čl. 15 GDPR): zadejte e-mail nebo identifikátor osoby a klikněte na Připravit export osoby. ZIP obsahuje přehled pokusů s odpověďmi a záznamem průběhu a protokoly PDF.
Export se připravuje na pozadí. Hotový stáhnete v tabulce Připravené exporty tlačítkem Stáhnout ZIP.
Pro role: Administrátor organizace, Objednatel (zmocněnec)